政府機關、國立大學如何採購 AI API？公家採購完整流程

研究計畫與政府單位採購 AI API 時，如何確認報價、合約、付款憑證、買方資料與核銷規則，以及 BazaarLink 可提供的企業文件。

問題背景：公家機關買 AI API 遇到什麼困難？

政府、學校與研究計畫採購 AI API 時，能否核銷取決於機關內控、經費來源、採購金額、供應商文件與當期規定。OpenAI、Anthropic 與 Google 都能在不同帳戶／付款設定下提供 receipt 或 commercial invoice；OpenAI 在特定台灣消費者 VAT 條件下還可能提供 eGUI。不能再概括成「境外服務只有英文 Invoice、一定不能核銷」。

政府機關和公立學術單位的採購有幾個特殊需求：

• 憑證要求：依機關與經費規則確認是否需要台灣電子統一發票、receipt、commercial invoice 或其他文件
• 報價與合約：依採購程序確認供應商資料、效期與簽約要求
• 幣別與付款：依結帳渠道或企業合約確認，並準備匯率與付款證明
• 採購程序：依當期法規、機關內規、採購標的與金額確認

Note: BazaarLink 的付款方式與憑證取決於結帳頁當下提供的付款渠道或另行核准的企業合約；不保證每筆付款都會自動開立台灣電子統一發票。需要報價、買方統編或特定核銷文件時，應在付款前與企業服務確認。

採購前先完成文件盤點

本文不以未公開、不可驗證的第三方案例作為採購證據。承辦人應先向會計、採購與計畫主管確認可接受的憑證、供應商資格、報價格式、預算科目與核銷期限，再選擇直購或本地平台。

公家機關採購 AI API 的合規流程

步驟 1 — 確認預算科目與採購方式

AI API 費用通常歸類為「業務費—資訊服務費」或「研究費—委託研究費」，依各機關會計規定而定。小額採購（通常 10 萬元以下）可走詢價採購，免公開招標，流程最簡單。

步驟 2 — 向 BazaarLink 索取報價單

聯絡 BazaarLink 業務（support@bazaarlink.ai），告知預算金額與使用需求，確認當下可提供的公司資料、報價與合約文件。最終是否符合採購規範，仍由採購機關判斷。

步驟 3 — 完成採購、取得統一發票

採購核准後，依核准的付款渠道或企業合約付款，並取得合約約定的實際憑證。付款前應再次核對買方資料與核銷要求。

步驟 4 — 使用 API 並追蹤用量

取得 API Key 後即可開始使用。BazaarLink 後台提供即時用量報表，可設定預算上限，確保不超出計畫預算。多位研究人員可在同一個組織帳號下分別管理各自的用量。

採購文件範本說明

公家機關採購通常需要以下文件。BazaarLink 可提供或協助準備：

不同單位類型的注意事項

國立大學、科研機構（國科會計畫）

國科會計畫可使用的預算科目與核銷文件，應依該計畫核定內容及執行機構規定確認。常見分類不等於自動適用，實際取得的憑證也應先由會計或計畫承辦確認。

政府機關（中央、地方）

政府機關採購程序與金額門檻可能調整，也會受採購標的與機關內規影響。不要只依本文判斷程序；請查閱當期規定並向承辦單位確認。BazaarLink 能提供的報價、合約與憑證須在付款前個案確認。

非營利組織（基金會、協會）

非營利組織的會計規定依章程、補助來源與主管機關而定；不能只憑一種文件推定可核銷。請在付款前確認可接受的憑證。

採購流程確認表

根據政府採購法，不同金額對應不同採購流程。以下為 AI API 採購的常見情境：

常見問題

Q：BazaarLink 有公司統編嗎？

BazaarLink 是台灣登記公司。付款憑證取決於付款渠道或另行核准的企業合約；公司資訊與可提供文件請聯絡 support@bazaarlink.ai，最終核銷仍由採購機關判斷。

Q：可以先開立報價單，等採購核准後再付款嗎？

可以。請聯絡業務，說明所需金額與使用需求，我們提供正式報價單（含效期），採購核准後再完成付款與開立發票。

Q：研究計畫跨年度，可以分期採購嗎？

可以。BazaarLink 採預付點數制，可依年度預算分次儲值，點數不設使用期限（依合約條款），適合跨年度的研究計畫。

Q：多位研究人員共用一個帳號，用量怎麼追蹤？

BazaarLink 支援多人組織管理。管理員可建立多個 API Key，為每個 Key 設定每月用量上限，並在後台查看各 Key 的詳細用量報表，方便追蹤每位研究人員的使用狀況與費用分攤。

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